電子決裁・電子契約サービス

電子決裁サービス「DocuMaker Office」

当社では、ファインデックス社の公文書管理システム「DocuMakerOffice」の電子決裁機能を用いて、公営企業会計システム及び財務会計システムで発生する伝票の電子決裁処理を実現します。

電子決裁の流れ

・汎用起案：

紙で庁内に回していた起案（会計伝票以外）を、システム上で行います。
簡単な承認・差戻し操作でスムーズに処理を進められ、決裁の迅速化に寄与します。

・一般文書：

汎用起案登録と同様の操作感覚で、起案文書とは異なる一般文書として登録できます。
登録した内容は、ワークフロー機能をつけずに文書保存ができ、文書の検索ができるほか、他の文書に紐づけてご利用いただくことが可能です。

・会計起案：

会計システムで起票した伝票を、自動で電子決裁システムに連携します。
伝票起票・起案・承認・決裁の一連の流れを、ノンストップで処理できます。

サービスの特長

1.離れた場所でも決裁可能！

電子文書の送受信によって決裁が行われるため、所要時間の大幅な短縮が実現します。
また、リモートワーク※にも対応できます。
※自治体の回線状況によっては対応できない場合がございます。

2.伝票から決裁者を自動で判定！

会計伝票と自動で連携し、決裁規程に沿った設定が行えます。
また、「代理決裁」や「飛び決裁」など、例外的な処理も対応可能です。

3.ペーパーレス化を実現

電子決裁によりペーパーレス化が実現するため、プリントアウトする手間と時間、紙の管理コストを削減することができます。

電子契約サービス「クラウドサイン」

国内売上シェアNo.1※1かつ、導入自治体数No.1※2の電子契約サービスです。
自治体特有の導入準備にも手厚く対応し、DX推進のご支援をいたします。
「クラウドサイン※3」は、契約の締結から管理までデジタルで完結させる契約マネジメントプラットフォームです。ウェブ完結型のサービスであり、契約に関する業務をクラウド上で管理できます。
契約交渉済の契約書をアップロードし、相手方が承認するだけで契約を結ぶことができます。
書類の受信者はクラウドサインに登録する必要がありません。

導入支援コンサルティング

1.業務フローの作成

お客様へヒアリングし、業務内容と各担当を整理した上で業務フローを作成いたします。
作成した業務フローをもとに、環境設定を行います。

2.例規に係る支援

電子契約を開始するためには、例規の改正が必要になりますので、以下をご支援いたします。

• 改正対象の洗い出し
• 改正例のご提示

弊社の例規システムをご利用いただいているお客様は、以下の例規改正支援もご提案可能です。

• 改正対象の洗い出し
• 改正後条文例の提示、説明文の記載
• 改め文の作成

3.操作説明会

電子契約のスムーズな運用のため、庁内の業務担当向けの説明会の他、民間業者向けの説明会も実施いたします。また、説明会の参加者を増やす施策について、他の自治体の事例を用いたご提案や、マニュアル等の資料をご用意いたします。

弊社の例規整備について、詳細はこちら

※1　株式会社富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2022年版」（電子契約ツール、2021年度実績）
※2　国内主要電子契約サービス提供5社がHP等で公表する導入自治体数を自社で比較。2023年1月31日時点調べ。
※3　「クラウドサイン」は弁護士ドットコム株式会社が提供するサービスです。